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Comment faire pour… éviter la mailingite ?

lun, 03/12/2018 - 10:38
  1. Limitez la « mailingite » – qui consiste à vérifier plusieurs dizaines de fois par jour sa boite de réception – en désactivant l’alerte visuelle ou auditive à l’arrivée d’un nouvel e-mail et en se fixant 3 voire 4 créneaux de consultation d’e-mails dans la journée. Cela vous permettra d’être plus efficace dans la gestion quotidienne de votre temps.
  2. Activez des règles de filtrage automatiques afin de classer certains messages dans des dossiers prédéfinis comme « à lire », « veille concurrentielle », « abonnement presse » …  Afin de vous concentrer le moment venu sur le traitement de vos e-mails par ordre de priorité.
  3. Consultez et lisez vos e-mails en fonction du temps que vous avez. En visualisant l’expéditeur, l’objet et les premières lignes du message, cela vous permettra de sélectionner ceux que vous pouvez traiter rapidement ou au contraire, ceux qui vont vous demander plus de temps.
  4. Traitez vos e-mails avec organisation : en répondant immédiatement à ceux qui se traitent en moins de 2 minutes, en transférant sur votre liste de tâches les e-mails qui demandent une recherche ou une autre ressource, en archivant ou en supprimant les mails en fonction de leur contenu.
  5. Enfin, un dernier conseil mais pas des moindres, si vous recevez un e-mail qui provoque chez vous une charge émotionnelle, ne répondez surtout pas à chaud et attendez d’être plus calme afin de répondre de manière posée et factuelle.

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Lire plus rapidement pour mieux mémoriser l’information ?

mar, 27/11/2018 - 17:10

Contrairement aux idées reçues, lire lentement ne favoriserait pas forcément la mémorisation des informations. Quand nous lisons un texte, notre mémoire immédiate nous permet d’en comprendre le sens en faisant le lien direct entre le début d’une phrase et sa fin. Une fois le mot à mot oublié, c’est notre mémoire à long terme qui prend le relai et qui nous permet de retenir l’information principale. Apprendre à lire rapidement c’est donc passer d’une lecture intégrale et souvent passive à une lecture active et sélective. Un véritable outil de collecte et de tri de l’information. Explication.

Les principes de lecture
  • Le point de fixation

Le principe élémentaire de la lecture repose sur le fait que l’œil s’arrête sur chaque mot pour lire, chaque point d’arrêt étant un point de fixation. Hors, plus notre œil s’arrête sur chaque mot dans son mouvement plus notre lecture est lente. Une lecture rapide implique ainsi de lire des unités syntaxiques entières plutôt que des mots uniques. De chercher à diminuer le nombre de points de fixation afin d’élargir son champ visuel et d’englober plus de syllabe à chaque arrêt de l’œil … être capable de voir le mot avant et celui d’après celui sur lequel notre œil est arrêté.

  • Le balayage visuel

Les temps anciens représentaient les mots par un dessin, une image. La langue française aujourd’hui repose sur l’écriture phonétique, le fait d’attribuer un signe différent en fonction du son prononcé. A force de lire, la forme de mots nous est devenue familière et nous les « reconnaissons » autant que nous les lisons. Notre esprit visualise une image par mot. Si vous lisez le mot « chat », vous imaginez ainsi automatiquement l’animal n’est-ce pas ? Le principe de balayage visuel, autrement appelé, capacité de reconnaissance des mots nous permet ainsi de lire bien plus vite que si nous devions épeler chaque mot dans notre tête. Le mot est ainsi identifié par sa forme.

Plusieurs jeux existent qui permettent de s’exercer au balayage visuel et qui démontrent que le cerveau humain devine plus qu’il ne lit. On peut ainsi tout à fait comprendre un texte en entier à condition que le première et la dernière lettre de chaque mot soient bien placées et qu’il contienne toutes les lettres même dans le désordre. Vuos aevz bein cmorpis le pinricpe ?

La lecture rapide, comment ça marche ?

S’entraîner à la lecture rapide c’est donc s’équiper d’un outil efficace de collecte et de compréhension de l’information. Capite Corpus vous livre ici sa technique :

  • Afin de diminuer le nombre de points de fixation, synchronisez votre rythme de lecture sur celui, réel ou virtuel, d’un métronome.
  • Entrainez-vous à visualiser une phrase en entier quand vous lisez.
  • Faites des pauses après chaque phrase.
  • A la fin de la lecture d’un ensemble syntaxique, demandez-vous si vous vous en avez bien compris le sens.

En ayant en tête ces quatre exercices, vous favorisez la mise en place automatique et l’intégration de réflexes de lecture rapide.

Les bienfaits de la lecture rapide :
  • L’augmentation de la vitesse de lecture et de fait, l’augmentation de la quantité d’information enregistrée.
  • Une gymnastique du cerveau qui lui permet d’être plus souple, alerte et efficace.
  • Le développement de la perception de ce que l’on lit et la priorisation des informations les plus importantes.
  • L’autonomisation des processus d’acquisition des connaissances.

NB : La lecture rapide s’applique généralement à des livres éducatifs, informatifs ou à la presse.

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S’exposer volontairement à une situation angoissante pour mieux la gérer !

mar, 13/11/2018 - 15:38

« La peur de la peur est plus grande que la peur elle-même » ! Partant de ce postulat, l’exposition volontaire consiste à se mettre délibérément dans la situation redoutée en imaginaire. Faire cet exercice permettant d’expérimenter les possibles conséquences qui vous angoissent et de vous habituer, par la répétition, à faire diminuer le stress que cela créé chez vous. Naturellement, à force de s’imaginer se mettre en situation inconfortable, vous apprendrez à mieux la gérer !

Méthodologie

L’exposition volontaire fait partie des techniques de thérapie cognitive.  Trois étapes permettent de se mettre en situation de visualisation facilement et efficacement :

  • Placez-vous dans un endroit calme où vous vous sentez en sécurité. Fermez les yeux et détendez-vous !
  • Imaginez la situation qui vous angoisse. Le principe de la visualisation mentale consiste à se projeter en utilisant tous vos sens : anticipez les images, ressentez les odeurs, conceptualisez les sons … Il s’agit de vous imprégner de l’ambiance comme si vous étiez dans un film, votre propre film.
  • Enfin, déroulez le scénario de la situation et affrontez les images et les ressentis qui vous envahissent comme si vous y étiez. Surtout allez au bout de la démarche ! On conseille souvent de rester dans cette imaginaire de situation au moins dix minutes afin de ressentir physiquement les effets de votre peur : suée, tremblement, …

Le fait de projeter plusieurs fois le scénario qui vous fait peur va vous permettre d’anticiper toutes vos réactions possibles et, à force de répétition, de les atténuer. Explication…

Comment marche l’exposition volontaire ?

L’efficacité de l’exposition volontaire repose sur la répétition ! A chaque fois que vous la pratiquerez, l’anxiété ressentie sera de moins en moins forte. Selon la maxime connue « enseigner c’est répéter », seule la répétition permet d’éduquer le cerveau et lui apprendre qu’il n’y a pas de danger imminent. C’est lui qui enverra alors, lors de vraies situations, des signaux d’apaisement à votre corps. Vous serez ainsi à même d’affronter vos peurs de manière plus raisonnée et constructive.

Les bienfaits de l’exposition volontaire
  • Réduire l’emprise de ses angoisses sur soi-même.
  • Apprendre à mieux anticiper les conséquences possibles de chaque situation et mettre en place de nouvelles façons d’agir.
  • Sortir du cercle vicieux qui consiste à fuir les situations compliquées.

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Le coaching comme source d’inspiration… et de motivation !

mar, 06/11/2018 - 12:14

Manager comme un coach, cela veut dire quoi exactement ? Cet article vise à identifier les clefs principales d’accompagnement des coachs professionnels et comment elles peuvent aider les managers à mieux motiver et inspirer leurs équipes. Un coaching efficace permettant d’aider les salariés à améliorer leur capacité à évoluer sans avoir à leur imposer une manière de faire. Il développe également l’autonomisation de la personne et la valorisation de ses progrès. Un mécanisme qui favorise le bien-être de chacun et l’investissement au sein d’une structure qui valorise le développement personnel.

Capite Corpus vous donne ici 8 leviers pour passer de simple manager à coach de son équipe !

Commencer par se coacher soi-même

Vous ne pourrez pas fédérer vos équipes si vous n’avez pas, au préalable, développé votre propre leadership. Les personnes que vous accompagnez se laisseront d’autant plus guider si vous avez travaillé et entretenu votre communication interpersonnelle. Objectif : montrer à son équipe que vous avez réalisé le travail que vous leur demandez. Vous n’en serez que plus crédible et légitime.

Construire son équipe

Si vous managez plusieurs personnes, il est important de considérer votre rôle de manager vis-à-vis de l’équipe et pas seulement des différentes personnalités qui la composent. Plusieurs outils existent, qui permettent de favoriser la prise de conscience, la compréhension ainsi que l’adaptation de soi à l’autre. Objectif : créer une équipe soudée, qui construit les projets ensemble en capitalisant sur les compétences de chacun malgré les différences (culturelles, professionnelles, émotionnelles, …)

Mettre en place des objectifs

La meilleure manière d’autonomiser une personne est de lui déléguer la gestion d’un projet. Il n’est ici pas question d’être un manager passif, au contraire ! En listant avec chaque membre de votre équipe les projets à mener et en cadrant via des objectifs de durée ou de quantité (toujours factuels pour permettre un suivi objectif), vous leur permettez une prise d’autonomie tout en les rassurant par un cadre construit. Objectif : l’autonomisation et la responsabilisation de vos équipes.

Mettre en place un coaching à retombées instantanées

Pour faire avancer les choses dans un mode global, surtout si une situation est compliquée, voire bloquée, aidez votre équipe en découpant un projet important en petits projets, équivalents à des étapes successives. Objectif : en donnant des petits objectifs à retombée rapide, vous valorisez la réussite de vos équipes et les mettez en situation de succès pour affronter les objectifs plus importants.

Questionner plutôt que de parler

Un coach valorise toujours le fait de poser des questions pour aider son interlocuteur à trouver la réponse lui-même plutôt que d’imposer son point de vue. Objectif : favoriser la confiance en soi de l’autre et lui apprendre à développer ses propres schémas de réflexion.

Favoriser autant la bonne volonté que la compétence

Ce point traite de la différence fondamentale entre savoir-faire et savoir-être. Autant, il est possible de faire évoluer une personne sur sa compétence professionnelle si elle est motivée pour le faire, autant une personne désinvestie, aussi compétente soit-elle, sera difficile à faire évoluer. Il s’agit donc pour le manager d’agir sur ces deux leviers en adaptant son style de management à chacun. Objectif : favoriser l’approfondissement des compétences sur le long terme en incluant la donnée « Volonté » dans sa matrice managériale.

Faire en sorte que toutes ses critiques soient constructives

La clef d’une bonne critique réside dans le fait de guider sans juger et de baser vos remarques sur des faits ou des comportements tangibles. Quand vous avez une critique à faire à l’un des membres de votre équipe, replacez là toujours dans son contexte, positivez les aspects qui peuvent l’être et ne décrivez jamais une faiblesse sans proposer une solution. Objectif : accompagner sans décourager et placer vos critiques dans un objectif d’amélioration continue. Attention de valoriser par la suite les progrès de la personne concernée afin de l’encourager.

Favoriser le feed-back

Dans la lignée du point précédent, il convient de faire des retours réguliers à vos équipes, afin de valoriser les progrès réalisés. En regard du point 3 sur la mise en place des objectifs, le feed-back rythme la progression de vos équipes, leur donne des repères et permet un recadrage si besoin. Objectif : en management en utilisant la rétro action, vous vous placez en accompagnateur qui sait déléguer sans imposer et qui est en support de ses équipes.

Accepter le retour sur vos propres performances

Enfin, un management (lien vers la formation Manager Coach) de type coaching passe également par le fait d’accepter de recevoir des commentaires sur vos propres performances. Ainsi, tenez compte des remarques de vos équipes et prenez le temps de modifier votre manière d’agir en conséquence. Objectif : vous montrez à vos équipes que vous les valoriser et vous favorisez une confiance réciproque, la base de liens professionnels authentiques.

*Source : Le Tao du coaching de Max Landsberg

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Trucs et astuces pour se rappeler des noms et des visages !

mar, 16/10/2018 - 11:44

« Bonjour… Euh… »

Qui ne s’est jamais retrouvé devant un visage connu sans pouvoir se rappeler le nom de la personne en face de soi ? Un moment embarrassant qui génère une gêne et qui peut empêcher la mise en place d’un schéma de communication positif et constructif. Pourtant il existe plusieurs moyens mnémotechniques simples qui permettent de se rappeler facilement un prénom. Capite Corpus vous livre ses astuces ici !

Travailler sa mémoire

Vous devez bientôt rencontrer un nouveau groupe de personnes et la perspective d’oublier le prénom de chacun vous effraie ? Etapes après étapes, voici une méthode alliant plusieurs moyens mnémotechniques afin d’allier facilement un visage avec un prénom :

  • L’observation : lors d’une première rencontre, attachez une attention toute particulière à la physionomie de la personne. Regardez-la droit dans les yeux et prenez quelque secondes pour fixer les détails de son visage, de ses cheveux ou de sa manière de sourire par exemple afin d’avoir une vision singulière de la personne en face de vous.
  • L’écoute : une autre étape du processus de mémorisation est l’écoute attentive de la manière dont l’autre parle. Son ton, la tessiture de sa voix, peut-être son accent. Là encore, l’objectif est de définir une singularité qui démarque cette personne d’une autre.

Ces deux premières phases tendent à répondre aux deux principales manières de percevoir l’entourage par un être humain : visuelle et auditive.

  • Vous pouvez également répéter ou faire répéter le prénom ou le nom de votre interlocuteur, même si vous l’avez bien compris. Ceci afin de favoriser l’un des mécanismes clés d’une bonne mémorisation : la répétition. Lors de la conversation, n’hésitez pas non plus à réitérer l’exercice en appelant la personne par son prénom au lieu d’un simple madame ou monsieur. Non seulement vous ancrerez le prénom dans votre mémoire mais en plus vous marquerez un intérêt et un signe de reconnaissance pour la personne concernée. Et toujours pour vous entrainer à la répétition, continuez de citer le prénom dans votre tête même après la fin de la conversation.
  • « D’où vient votre prénom ? » Si le prénom n’est pas classique, se renseigner sur son étymologie permet de le raccrocher à une histoire culturelle ou personnelle. Vous retiendrez ainsi mieux un prénom ou un nom s’il est rattaché à une histoire.

Et si vraiment, vous enchainez les rendez-vous et que vous angoissez à l’idée de ne pas retenir tous les noms des gens que vous rencontrez, utilisez le bon vieux principe de l’échange de carte de visite ! Vous aurez ainsi un outil de secours disponible dès que vous en avez besoin…

Faire travailler son imagination

Au-delà de ces exercices mnémotechniques, notre conseil principal est : amusez-vous ! En ajoutant une touche ludique à cette activité d’apprentissage, vous vous souviendrez encore plus facilement des noms de vos nouvelles rencontres.

Ainsi, vous pouvez tester la similarité phonétique d’un prénom avec un mot qui vous interpelle, faire rimer un nom, prendre un trait caractéristique du visage, l’exagérer et le lier avec un mot proche du prénom, jouer avec des métaphores, acrostiches (trouver des mots avec chaque lettre d’un prénom), …

Comme les enfants, transformer l’apprentissage en jeu permet de retenir plus facilement des nouvelles informations.

Travailler la mémorisation des noms et prénoms pour :
  • S’améliorer au fur et à mesure de la réalisation des exercices.
  • Favoriser le processus de mémoire de manière générale.
  • Éviter les situations inconfortables liées à un oubli du prénom de l’autre.

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Identifier les facteurs de conflit pour éviter les situations de crise

mer, 03/10/2018 - 14:27

Une situation conflictuelle avec une autre personne n’est jamais agréable à gérer. Elle demande souvent beaucoup d’énergie pour être enrayée. Dans cet article, nous vous proposons une liste des principaux facteurs de conflit en communication interpersonnelle. Connaître ces mécanismes vous permettra ainsi d’identifier plus rapidement quand l’un deux se présente et de désamorcer une possible situation de crise voire de blocage.

Les erreurs d’interprétation

Tout schéma de communication repose sur l’émission d’un message par un émetteur et la réception du même message par un récepteur. L’un des facteurs de conflit principal se trouve dans les erreurs d’interprétation, la communication entre deux personnes étant bien souvent dissymétrique. Trois grand schémas de fonctionnement existent dans la réception de l’information. Ils nous permettent de filtrer ce qu’on reçoit intuitivement, de structurer notre perception du réel et de nous adapter plus rapidement à une situation, sauf, qu’ils sont également dangereux parce qu’ils réduisent notre perception de la réalité :

  • La généralisation : elle consiste à tirer d’un exemple ou d’une expérience passée une conclusion plus large. A prendre une partie pour un tout. Si la généralisation nous rend adaptable à des situations récurrentes et nous permet de savoir comment réagir dans un contexte déjà vécu, elle risque cependant de réduire notre perception des choses uniquement à ce que nous avons déjà expérimenté. Lors d’un échange avec l’autre, la généralisation se traduit généralement par des phrases types : « Tu te comportes toujours comme … », « Tu n’écoutes jamais » … Ces remarques reviennent à enfermer l’autre dans un schéma unique et à le priver de toute possibilité d’évolution vers un autre mode de fonctionnement. Elles sont donc à manier avec précaution !
  • Le filtrage : ce mécanisme consiste à ne retenir dans une conversation qu’uniquement ce qui nous intéresse. Il s’apparente à une perception subjective des choses. Et c’est bien normal ! Instinctivement, nous avons tous tendance à valoriser ce qui nous permet de comprendre plus facilement une situation, ce qui nous rassure ou encore nous conforte dans nos convictions. Sauf que le filtrage crée parfois un focus de notre attention sur ce qui nous touche le plus, comme une remarque désagréable ou un reproche et nous coupe du reste de la réalité qui pourrait compenser ou adoucir la situation.
  • La déformation : ce troisième mécanisme source de conflit est bien connu de tous sous le terme de « mauvaise interprétation ». Il nous est tous déjà arrivé d’analyser un comportement ou un message à la lumière d’une hypothèse en décalage avec la réalité. Etre vigilant à des cheminements de pensée comme « Il ne m’a pas adressé la parole donc il me méprise », permet de dégonfler le processus à travers des correctifs de pensée : « Qu’est ce qui me fait penser cela ? » « Est-ce que nos autres rencontres se sont passées de la même manière et justifient ma réaction ? »
Les pièges personnels

Les pièges personnels s’ajoutent au erreurs d’interprétation en intégrant une dimension émotionnelle inhérente à bon nombres de situations de communication

  • L’accumulation émotionnelle : dans un contexte de charge émotionnelle intense, il devient plus difficile de contrôler les mots qui, souvent, dépassent la pensée même si notre interlocuteur n’est en rien lié à cette surcharge. Veiller à se libérer de ses émotions au fur et à mesure que nous les ressentons permet d’éviter de tomber dans ce piège. De la même manière, être confronté à une personne qui est émotionnellement fragile demande d’être bienveillant et d’aider l’autre à relier ce qu’il ressent à sa véritable origine.
  • Les comportements parasites : par habitude, nous nous réfugions tous dans des modes de comportements qui, à terme, nous définissent auprès des autres. En se complaisant dans des « rôles » préétablis (être consensuel, fuir le conflit, prendre de haut…), faciles à mettre en place, nous nous coupons de réactions plus authentiques ainsi que mieux adaptées à certaines situations, et nous imposons de fait le même type de réactions récurrentes de notre entourage.
  • Les difficultés à prendre du recul : de manière interdépendant avec les deux points précédents, le fait d’avoir des difficultés de prendre du recul nous enferme dans l’enchainement de nos émotions et nos comportements parasites. Et inversement.

Bon nombre d’enjeux se cachent derrière ces facteurs de conflit. Aussi bien liés à des difficultés d’interprétation qu’à des mécanismes intimes et personnels, savoir les identifier, apprendre à les contrebalancer, permet d’interagir avec l’autre de manière plus cohérente et apaisée.

Les bienfaits de l’identification des facteurs de conflits
  • Désamorcer une situation de crise
  • Progresser dans sa manière de communiquer aussi bien dans sa vie personnelle que professionnelle

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Les « 5 Pourquoi », un outil d’analyse pour identifier les causes fondamentales d’un problème

mar, 25/09/2018 - 10:56

Lorsque l’on est face à un dysfonctionnement, notre réaction spontanée est de vouloir trouver tout de suite la solution pour le résoudre. L’approche des 5 Pourquoi prend le problème à l’envers ! Elle s’attache à mettre en évidence les causes fondamentales du phénomène observé par un jeu de questionnement basé sur 5 Pourquoi. Au lieu de se précipiter sur la résolution, cet outil d’analyse permet de remonter aux causes premières d’une situation. En éliminant ces causes fondamentales, souvent le problème se résout de lui-même. Explication.

Le fonctionnement

Les 5 Pourquoi ont été mis en lumière par un ingénieur japonais, Taiichi Ohno, dans les années 90. Ils s’appuient sur l’identification d’un phénomène problématique et la catégorisation de ses causes possibles selon deux thématiques : les causes symptomatiques, celles qui sont identifiables au premier regard, et les causes fondamentales, celles qui sont originelles et souvent à la source des causes symptomatiques. Les 5 Pourquoi s’attachent à identifier les causes premières qui permettront de résoudre un problème et surtout que celui-ci ne se reproduise pas. Comme un médecin qui ne se contente pas de soigner les symptômes mais qui cherche le point d’origine d’une maladie.

La démarche consiste donc à poser la question « Pourquoi ? » 5 fois de suite pour être certain de dépasser les causes symptomatiques et de remonter aux causes premières. Elle repose sur un questionnement systématique qui suit ce cheminement :

La question « Que se passe-t-il ? » permet de décrire clairement un phénomène.

Puis le premier Pourquoi énoncé dans « Pourquoi ce phénomène est apparu ? » permet de mettre en lumière les causes symptomatiques du problème.

Il s’agit ensuite de questionner la réponse de ce premier Pourquoi par un deuxième Pourquoi, vous nous suivez ? Et ainsi de suite !

En interrogeant chaque réponse obtenue par un nouveau Pourquoi, vous remonterez ainsi graduellement les causes pour mettre en évidence les causes fondamentales du phénomène observé. De manière générale, avant le 5ème « Pourquoi », les causes racines du problème sont élucidées !

Exemple d’application

Pour mieux comprendre, plaçons-nous dans le cas de la chute d’une caisse au cours d’un transport en camion.

Phénomène identifié : une caisse est tombée du camion lors d’un transport de marchandise.

1er Pourquoi :

Pourquoi la caisse est-elle tombée du camion ?
Réponse : Parce que les sangles ont lâché.

2nd Pourquoi

Pourquoi les sangles d’arrimage ont-elles lâchée ?
Réponse : Parce qu’elles étaient de mauvaise qualité.

3ème Pourquoi

Pourquoi la mauvaise qualité de ces sangles n’a pas été détectée plus tôt ?
Réponse : Parce que la procédure de contrôle n’a pas été établie.

4ème Pourquoi

Pourquoi la procédure de contrôle n’a-t-elle pas été appliquée ?
Réponse : Parce que nous sommes en sous-effectif au service logistique.

Solution : embaucher dans le service concerné.

Une démonstration simple de l’efficacité de cet outil si on ne s’arrête pas aux premières réponses obtenues !

Les bienfaits des cinq pourquoi
  • Permet de dépasser les causes premières souvent simples à identifier
  • Permet d’analyser toutes les données d’un dysfonctionnement
  • Permet de corriger un problème sur le long terme

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Le management situationnel, une manière de manager adaptable !

mar, 18/09/2018 - 16:27

Là où un mode de management collégial s’intéresse à la dynamique de groupe, le principe du management situationnel repose quant à lui sur l’idée qu’une équipe est composée de différentes individualités et que, pour bien accompagner le collectif, il faut adapter son management à chaque personnalité comme à chaque situation. Reposant sur les théories de Hersey et Blanchard, le management situationnel propose d’adopter un style de management différent en fonction de deux composantes du collaborateur : le savoir-faire et le savoir-être. A chaque cas de figure, le manager ajustera sa manière d’agir en fonction de la compétence et de l’engagement des membres de son équipe.

Le principe

La segmentation comportement/engagement permet d’identifier quatre modes de managements adaptés à chaque contexte :

  • Le collaborateur ne sait pas faire et ne veut pas faire : le manager doit le DIRIGER
    = Mode de management directif
  • Le collaborateur ne sait pas faire mais veut bien faire : le manager doit l’ENTRAîNER
    = Mode de management persuasif
  • Le collaborateur sait faire mais veut faire autrement : le manager doit l’EPAULER
    = Mode de management participatif
  • Le collaborateur sait faire et veut bien faire : le manager doit DELEGUER
    = Mode de management délégatif

A partir de ce schéma, le management situationnel implique un investissement temps de la part du manager plus important au départ, lors de la mise en place de son nouveau mode de management. Mais l’efficacité ne tarde jamais à se faire ressentir. Un point de vigilance est à noter ici : les typologies établies ci-dessus par collaborateur ne sont pas figées et peuvent évoluer, le manager devra alors être vigilant à adapter son attitude aux modifications de comportements des membres de son équipe.

Méthodologie

Etape par étape, mettre en place un mode de management situationnel commence par :

  • Catégoriser la maturité professionnelle de ses collaborateurs :
    • Maturité professionnelle faible : peu de compétences métier et peu de motivation
    • Maturité professionnelle moyen-faible : malgré un manque de connaissance, la personne est très impliquée, a envie d’apprendre et de progresser
    • Maturité professionnelle moyen-élevée : un bon niveau de savoir-faire mais peu de motivation
    • Maturité professionnelle élevée : un collaborateur à la fois impliqué et compétent

Pour ce faire, deux mécanismes permettent d’identifier le niveau de maturité des membres de son équipe : l’observation et l’analyse des projets déjà réalisés.

  • Il convient ensuite d’adapter son style de management à cette catégorisation :
    • Le style de management directif implique une présence quasi quotidienne du manager et un suivi précis. Les tâches données doivent être factuelles, listées, analysables quantitativement et données dans le cadre d’un rétro-planning construit. Des contrôles réguliers doivent être mis en place.
      Remarque : parfois un collaborateur non motivé l’est justement à cause d’un manque de responsabilité ou d’autonomie. Dans ces cas-là, le manager devra tester sur des petits projets une délégation plus forte et analyser si l’implication change. Auquel cas, son mode de management devra glisser vers un mode participatif.
    • Le style de management persuasif se définit également par une faible autonomie mais un accompagnement pédagogique fort : le manager va prendre le temps d’expliquer le contexte et les objectifs d’un projet, va accompagner le collaborateur dans sa montée en compétences. Le suivi doit être également fréquent.
    • Le style de management participatif laisse de l’autonomie à la personne et surtout l’associe à la prise de décision.
    • Enfin, le style de management délégatif place la prise de décision chez le collaborateur qui devra juste informer son manager de la situation. Le contrôle se fait ici en phase finale voire après la réalisation d’une tâche.
Les bienfaits du management situationnel
  • Permet au manager d’être plus en phase avec chaque membre de son équipe.
  • Permet d’autonomiser les collaborateurs en fonction de leurs compétences spécifiques.
  • Est un modèle de management souple, facile à mettre en place et réaliste puisqu’adapté à des situations concrètes.

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L’explication pédagogique, un outil de transmission d’information infaillible…

mer, 12/09/2018 - 12:14

Le formateurl’orateur, le manager, le conseiller … ont cet objectif commun de vouloir que les informations qu’ils diffusent soient le mieux mémorisées possible. Une ambition pédagogique forte puisqu’il s’agit de faire comprendre une information mais également d’en favoriser la mémorisation sur la durée. L’explication pédagogique est un outil qui repose sur trois concepts qui permettent au message de basculer de notre mémoire à court terme vers notre mémoire à long terme.

Ce processus de mémorisation profonde s’opèrera plus facilement si l’information a du sens pour l’auditoire, si elle est répétée et si elle véhicule une valeur affective. Tout l’enjeu réside donc dans l’alternance et l’intégration de ces trois composantes dans le message à transmettre.

L’approfondissement

Pour rendre une information intéressante, il s’agit avant tout de la rendre compréhensible. Cela passe par une structuration de celle-ci : il convient ainsi de débuter un discours par l’annonce d’un plan qui visera à démontrer la logique avec laquelle le message sera exposé. L’intérêt d’une présentation pour l’auditoire sera ainsi tout de suite assimilé. Une communication sera également intégrée si elle n’est pas polluée par des éléments superflus : trop d’information tue l’information ! Le niveau de détail fourni doit être adapté à la typologie du public concerné.

Pour rendre l’utilité d’un discours évident pour un interlocuteur, lui faire pratiquer par lui-même est un bon moyen de l’aider à intégrer une nouvelle idée. Si par exemple, l’information consiste à proposer un nouvel outil, permettre à l’apprenant de le manipuler sera plus efficace que la plus belle des présentations !

D’autres techniques mnémotechniques permettent également de donner du sens à un discours comme par exemple les acronymes qui permettent de mémoriser une information en la rattachant à chaque lettre d’un mot ou d’une phrase, l’utilisation du « parce que » qui donne une raison factuelle en cas de demande d’une action ou d’un changement ou encore le questionnement sur l’action (méthode TOTE) qui permet d’aider l’autre à s’auto-analyser et à accepter une proposition de nouveau fonctionnement ….

Les outils liés à l’approfondissement de l’information sont nombreux et s’adaptent au contexte et à la situation de transmission d’un message.

La répétition

Tout le monde connait cette maxime : « enseigner c’est répéter ! » Afin que le cerveau intègre durablement une information, il s’agit de lui proposer plusieurs fois le même message et pour cela, l’outil le plus adapté est évidemment la reformulation ! Paraphraser une explication en simplifiant ou en ajoutant des informations complémentaires permet en effet de la rendre adaptée aux différents niveaux de compréhension des apprenants. Terminer son discours par une reformulation de synthèse est également un excellent moyen de rappeler à ses interlocuteurs l’ensemble des points essentiels à retenir et à lui donner une vision globale du message.

Petite astuce : afin que la répétition fonctionne, les meilleurs orateurs synchronisent leur champ lexical sur celui de leur auditoire. Ainsi le vocabulaire utilisé est parfaitement compris et intégré !

L’affect

Le dernier procédé permettant la mémorisation et l’appropriation d’une information repose sur le champ émotionnel. En rendant un message sensitif, il sera d’autant mieux assimilé. Ainsi, il s’agit d’illustrer ses propos avec des exemples et des anecdotes qui rendront plus parlants une idée ou un concept. L’utilisation de la métaphore permet également de créer des images chez un interlocuteur qui resteront plus ancrées en lui, parce que plus sensibles, qu’un simple mot.

Le recours à un vocabulaire positif permet aussi de rendre l’information plus sympathique et motivante. Enfin, le principe des 6 critères d’une « idée qui colle » vous donnera les clefs d’une transmission de l’information efficace en la rendant simple, inattendue, concrète, crédible, émotionnelle et qui raconte une histoire.

Les bienfaits de l’explication pédagogique
  • L’approfondissement permet de donner du sens à une information et de valoriser le bénéfice d’un message pour un auditoire.
  • La répétition favorise largement la mémorisation à long terme.
  • L’affect valorise l’appropriation d’une idée.
  • La combinaison des trois et les nombreux outils possibles liés à ces trois principes permettent de trouver la meilleure manière de faire passer une information en fonction de son interlocuteur et du message à véhiculer.

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Comment faire pour… gérer les personnes irrationnelles et difficiles dans son quotidien ?

mar, 04/09/2018 - 10:55
  1. Lorsqu’un collègue s’emporte et réagit de manière irrationnelle, la première étape consiste à identifier de quelle manière son comportement vous atteint. Vous réagirez ainsi de manière plus calme envers l’autre en comprenant ce à quoi ses incohérences vous renvoient et vous ne rentrerez ainsi pas dans un détournement émotionnel qui vous empêcherait d’apaiser la personne en face de vous.
  2. Restez calme et évitez de porter un jugement. Une personne irraisonnée agit souvent sans réfléchir, elle ne répond plus à aucune logique.
  3. Tentez de rentrer dans le « délire » de l’autre en étant illogique également ! En réagissant de manière inattendue, vous renvoyez l’autre à ses incohérences et vous interrompez son emportement émotionnel.
  4. Montrez de l’empathie et de la bienveillance pour qu’il vous voit comme un ami et non une menace. Laissez votre interlocuteur évacuer son agressivité voire même, présentez-lui des excuses, cela atténuera son état émotionnel explosif pour qu’il soit en mesure de vous écouter.
  5. Une fois la personne calmée, accompagnez-la dans l’analyse de ce qui s’est passé afin qu’elle retrouve un mode de fonctionnement totalement raisonnée.

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Zoom sur les niveaux de discours, un outil puissant de la Communication Non Violente

mer, 29/08/2018 - 16:13

Nous ne nous en rendons pas compte mais, quand nous communiquons, nous utilisons intuitivement trois niveaux de discours différents, inhérents à l’information que nous voulons faire passer. Chacun d’eux produisant des réactions différentes chez nos interlocuteurs. Connaître ces trois niveaux permet d’améliorer ses liens avec les autres en communiquant « en conscience ». Oui mais comment ?

Un outils puissant issu de la CNV

Véritable outil de la CNV, Communication Non Violente, les niveaux de discours nous amènent à nous exprimer et à écouter les autres avec qualité de présence et de cœur. Ils s’inscrivent dans le processus global de la CNV qui permet de garder un équilibre entre soi et l’autre et de mettre en place un échange authentique, emphatique et constructif avec les personnes en face de nous. Ils participent aux bienfait de la CNV qui nous invite à concentrer notre attention là où nous avons le plus de chances de trouver ce que nous cherchons et qui nous fait du bien.

Les trois niveaux de discours
  • Les faits : le premier niveau de discours repose sur des faits indiscutables qui sont compris de la même manière par tout le monde. Il s’agit ici de retranscrire une situation de manière neutre, descriptive et mesurable objectivement. Les expressions et mots les plus fréquemment utilisés dans ce niveau sont de l’ordre de : je vois, j’observe que, j’entends que + du mot à mot, cela s’est passé à tel endroit, à telle date, …
  • Les interprétations : ce deuxième niveau de discours est utilisé quand il s’agit de donner un sens à une situation en fonction de notre filtre personnel. Ce sont des opinions discutables puisque subjectives. Il comprend les avis, jugements, critiques, exagérations …. Ce niveau de discours représente 95% de toutes nos communications.
  • Les sentiments : le dernier niveau est celui qui permet d’exprimer ses ressentis et ses émotions. Il se révèle à travers des expressions typiques comme « je me sens » ou « je suis + sentiment ». L’expression de ses émotions est indispensable à une communication bilatérale équilibrée puisqu’elle permet que l’autre comprenne mieux votre réaction !
Développer sa bonne utilisation des niveaux de discours

Connaître les niveaux de discours, c’est savoir bien les utiliser pour se faire comprendre le mieux possible par son auditoire en respectant deux critères : l’intention et l’authenticité. Plusieurs prises de conscience permettent de capitaliser sur un discours clair et juste :

  • Contextualiser une discussion en partant des faits et ajouter des explications afin de poser les bases fiables et entendues de la même manière par l’émetteur comme le récepteur.
  • Aux vues du pourcentage d’interprétations dans nos communications, il est important d’apprendre à correctement les exprimer et à les contextualiser parce que ce sont elles qui peuvent créer des incompréhensions voire des tensions. Ainsi, rajouter du verbatim tel que : « à mon sens », « de mon point de vue », « d’après moi » … permet de signifier à l’autre que vous exprimez votre point de vue mais que vous ne lui imposez pas.
  • Supprimer les «messages-tu » qui blâment et accusent trop facilement.
  • Relativiser les « messages-je » pour rester ouvert à d’autres manières de pensée.
  • Ne pas avoir peur d’exprimer ses sentiments : ils instaurent une relation de confiance et donnent de précieuses informations à votre interlocuteur sur votre manière de penser.
Les bienfaits de la prise de conscience des différents niveaux de discours
  • Savoir se rapporter à des faits intangibles pour poser les bases d’un échange équilibré.
  • Apprendre à reconnaître quand on est dans l’interprétation, le préciser et ainsi ne pas imposer un jugement personnel de manière unilatérale. Cela vous permet également d’envisager un autre point de vue et de rester à l’écoute de l’autre.
  • Oser exprimer ce qu’on ressent pour créer un lien authentique avec son entourage.

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