Le choix de la plate-forme<\/h2>\n
De nombreuses solutions techniques permettent d\u2019organiser des conf\u00e9rences \u00e0 distance. Parmi les plus utilis\u00e9es, citons Skype pour une utilisation simplifi\u00e9e et peu d\u2019intervenants, ou des logiciels plus sp\u00e9cialis\u00e9s comme GoToMeeting, WebEx, Omnovia, Anymeeting, ou GoToWebinar, comme son nom l\u2019indique pour un webinar. Depuis quelques ann\u00e9es, des outils de t\u00e9l\u00e9 pr\u00e9sence permettent \u00e9galement des interactions \u00e0 distances via des robots mobiles pilot\u00e9s par la personne qui l\u2019utilise.<\/p>\n
Bien pr\u00e9parer votre conf\u00e9rence<\/h2>\n\n- La premi\u00e8re r\u00e8gle consiste \u00e0 limiter<\/strong> le nombre de participants \u00e0 8\/10 personnes maximum.<\/li>\n
- Il convient ensuite de particuli\u00e8rement bien soigner sa convocation<\/strong>\u00a0en envoyant \u00e0 l\u2019avance les modalit\u00e9s de connexion \u00e0 la plate-forme\u00a0: url, login, mot de passe, \u2026 Demandez \u00e9galement aux participants de se logger 5 minutes avant le d\u00e9marrage officiel de la r\u00e9union, afin que chacun puisse v\u00e9rifier sa connexion et la qualit\u00e9 audio et vid\u00e9o. Inciter aussi les personnes \u00e0 s\u2019isoler, afin d\u2019\u00e9viter les distractions ou les bruits de fond, comme dans une \u00ab\u00a0vraie\u00a0\u00bb r\u00e9union.<\/li>\n
- Entrainez<\/strong>–vous<\/strong> plusieurs jours \u00e0 l\u2019avance sur l\u2019outil choisi afin d\u2019en ma\u00eetriser les fonctionnalit\u00e9s techniques et de pouvoir r\u00e9soudre d\u2019\u00e9ventuels probl\u00e8mes le jour J.<\/li>\n
- Encore plus que pour une r\u00e9union en mode pr\u00e9sentiel, d\u00e9finissez<\/strong> un ordre du jour pr\u00e9cis, limitez le nombre de sujets \u00e0 3 ou 4 et communiquez-les aux participants, afin de leur donner un rep\u00e8re sur le d\u00e9roulement des \u00e9changes, les recadrages \u00e9tant g\u00e9n\u00e9ralement moins faciles en conf\u00e9rence \u00e0 distance.<\/li>\n
- Enfin, si la r\u00e9union s\u2019annonce longue, pr\u00e9voyez de la segmenter<\/strong> par tranches de 10\/15 minutes afin de conserver l\u2019attention de tous les intervenants.<\/li>\n<\/ul>\n
L’importance de l’\u00e9tape de lancement<\/h2>\n
Les premi\u00e8res minutes de la r\u00e9union \u00e0 distance doivent \u00eatre consacr\u00e9es aux r\u00e8gles de fonctionnement de base\u00a0:<\/p>\n
\n- Les participants qui ne parlent pas doivent mettre leur micro en \u00ab\u00a0mute<\/strong>\u00a0\u00bb afin d\u2019\u00e9viter les parasites de bruit pendant que les autres s\u2019expriment.<\/li>\n
- Si la r\u00e9union est en mode audio uniquement, \u00e0 chaque prise de parole, la personne concern\u00e9e devra se nommer<\/strong> afin d\u2019\u00eatre bien identifi\u00e9e par tout le monde.<\/li>\n
- Demandez \u00e0 tous de parler<\/strong> \u00e0 proximit\u00e9 d\u2019un micro, ceci afin d\u2019\u00eatre bien audible. Faites un tour de table test pour vous en assurer.<\/li>\n
- Ralentissez<\/strong> toute personne qui aurait un d\u00e9bit de parole trop rapide, afin qu\u2019il puisse \u00eatre correctement compris malgr\u00e9 le filtre d\u2019un logiciel ou d\u2019un ordinateur.<\/li>\n
- Rappelez<\/strong> que seule une personne pourra parler \u00e0 la fois. Certaines plateformes ont une fonctionnalit\u00e9 qui permet m\u00eame aux participants de faire \u00ab\u00a0comme s\u2019ils levaient\u00a0\u00bb la main pour demander la parole.<\/li>\n
- Enfin, si plusieurs intervenants sont physiquement dans une m\u00eame salle, demandez-leur d\u2019\u00e9viter<\/strong> les apart\u00e9s<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n
R\u00e8gles de l’animation \u00e0 distance<\/h2>\n
Pendant la r\u00e9union\u00a0:<\/p>\n
\n- \u00c9vitez<\/strong> de faire des retours en arri\u00e8re pour les participants qui se connectent en retard. Souvent les syst\u00e8mes qui informent de la connexion d\u2019une personne cr\u00e9ent une interruption suffisamment perturbante pour ne pas rajouter une autre source de distraction.<\/li>\n
- Identifiez<\/strong> distinctement les transitions d\u2019un point \u00e0 un autre de l\u2019ordre du jour. Etre \u00e0 distance n\u00e9cessite encore plus de rigueur et de clart\u00e9 dans le d\u00e9roul\u00e9 de la r\u00e9union. Faites \u00e9galement des connexions entre les interventions des uns et des autres et faites des points r\u00e9guliers pour valider que tout le monde suit. Cette technique est d\u2019ailleurs tr\u00e8s valorisante pour les participants.<\/li>\n
- R\u00e9sumez<\/strong> les propos des personnes si leur intervention a \u00e9t\u00e9 longue.<\/li>\n
- Distribuez<\/strong> la parole en indiquant le nom de la personne \u00e0 qui vous la donnez.<\/li>\n
- Les signes de communication non verbale n\u2019\u00e9tant pas visibles \u00e0 distance, inqui\u00e9tez-vous r\u00e9guli\u00e8rement des ressentis<\/strong> des uns et des autres par rapports aux propositions ou id\u00e9es formul\u00e9es.<\/li>\n
- Faites des pauses<\/strong> r\u00e9guli\u00e8res dans le d\u00e9roulement pour faire r\u00e9agir l\u2019ensemble des personnes.<\/li>\n
- Enfin, comme pour n\u2019importe quelle r\u00e9union, mais avec un enjeu suppl\u00e9mentaire de clart\u00e9, il convient de formaliser<\/strong> un compte-rendu qui permettra de s\u2019assurer de la bonne transmission des informations.<\/li>\n<\/ul>\n\n
A quelles difficult\u00e9s risquez-vous de faire face en mode visio \/ t\u00e9l\u00e9 conf\u00e9rence\u00a0?<\/h2>\n\n- Les conversations sont moins fluides, plus fragment\u00e9es et donc plus difficiles \u00e0 suivre.<\/li>\n
- La compr\u00e9hension du message est moins ais\u00e9e du fait que les \u00e9l\u00e9ments de communication non verbale (position du corps, ton de la voix, expression du visage…) sont absents ou tout du moins d\u00e9form\u00e9s par la technologie.<\/li>\n
- Il est difficile pour l’animateur de r\u00e9partir la parole et d’obtenir la contribution de tous.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n
<\/p>\n
\nQuels b\u00e9n\u00e9fices \u00e0 bien pr\u00e9parer sa r\u00e9union \u00e0 distance ?<\/h2>\n\n- Si l’outil choisi est parfaitement\u00a0ma\u00eetris\u00e9, vous limiterez son impact sur les \u00e9changes entre participants.<\/li>\n
- Un ordre du jour clair et bien suivi rendra la r\u00e9union plus efficace en termes de communication et de r\u00e9sultats.<\/li>\n
- Faire particuli\u00e8rement attention aux ressentis des participants compensera leur non pr\u00e9sence physique et permettra de ne pas perdre la dimension humaine de la r\u00e9union.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=\u00a0\u00bb4.24.2″ _module_preset=\u00a0\u00bbdefault\u00a0\u00bb hover_enabled=\u00a0\u00bb0″ sticky_enabled=\u00a0\u00bb0″]<\/p>\n
Pour aller plus loin :<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_button button_url=\u00a0\u00bbhttps:\/\/www.capitecorpus.com\/formation-communication-soft-skills\/formation-animation-reunions\/\u00a0\u00bb url_new_window=\u00a0\u00bbon\u00a0\u00bb button_text=\u00a0\u00bbD\u00e9couvrez notre formation Techniques d’animation de r\u00e9unions\u00a0\u00bb _builder_version=\u00a0\u00bb4.24.2″ _module_preset=\u00a0\u00bbdefault\u00a0\u00bb custom_button=\u00a0\u00bbon\u00a0\u00bb button_text_size=\u00a0\u00bb17px\u00a0\u00bb button_text_color=\u00a0\u00bb#df0f02″ button_font=\u00a0\u00bb|600|||||||\u00a0\u00bb locked=\u00a0\u00bboff\u00a0\u00bb global_colors_info=\u00a0\u00bb{}\u00a0\u00bb][\/et_pb_button][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Les outils de t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rence, de visioconf\u00e9rence et de t\u00e9l\u00e9 pr\u00e9sence font partie int\u00e9grante des nouveaux usages en mati\u00e8re de communication. Des possibilit\u00e9s techniques multiples permettant des cadres de rencontres virtuels, pouvant r\u00e9unir des personnes physiquement tr\u00e8s \u00e9loign\u00e9es et faire dispara\u00eetre les contraintes de distance g\u00e9ographique, ont offert au monde du travail de nouvelles r\u00e8gles de […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4027,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"on","_et_pb_old_content":"
Les outils de t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rence, de visioconf\u00e9rence et de t\u00e9l\u00e9 pr\u00e9sence font partie int\u00e9grante des nouveaux usages en mati\u00e8re de communication. Des possibilit\u00e9s techniques multiples permettant des cadres de rencontres virtuels, pouvant r\u00e9unir des personnes physiquement tr\u00e8s \u00e9loign\u00e9es et faire dispara\u00eetre<\/strong> les contraintes<\/strong> de distance g\u00e9ographique, ont offert au monde du travail de nouvelles r\u00e8gles de fonctionnement<\/strong>. Les b\u00e9n\u00e9fices ne sont plus \u00e0 d\u00e9montrer mais il s\u2019agit de suivre une m\u00e9thodologie et avoir quelques points de vigilance en t\u00eate, afin d\u2019optimiser au maximum une r\u00e9union \u00e0 distance ou comprenant des participants non pr\u00e9sents physiquement.<\/p>\r\n\r\nLe choix de la plate-forme<\/h2>\r\n
De nombreuses solutions techniques permettent d\u2019organiser des conf\u00e9rences \u00e0 distance. Parmi les plus utilis\u00e9es, citons Skype pour une utilisation simplifi\u00e9e et peu d\u2019intervenants, ou des logiciels plus sp\u00e9cialis\u00e9s comme GoToMeeting, WebEx, Omnovia, Anymeeting, ou GoToWebinar, comme son nom l\u2019indique pour un webinar. Depuis quelques ann\u00e9es, des outils de t\u00e9l\u00e9 pr\u00e9sence permettent \u00e9galement des interactions \u00e0 distances via des robots mobiles pilot\u00e9s par la personne qui l\u2019utilise.<\/p>\r\n\r\n
Bien pr\u00e9parer votre conf\u00e9rence<\/h2>\r\n\r\n \t- La premi\u00e8re r\u00e8gle consiste \u00e0 limiter<\/strong> le nombre de participants \u00e0 8\/10 personnes maximum.<\/li>\r\n \t
- Il convient ensuite de particuli\u00e8rement bien soigner sa convocation<\/strong>\u00a0en envoyant \u00e0 l\u2019avance les modalit\u00e9s de connexion \u00e0 la plate-forme\u00a0: url, login, mot de passe, \u2026 Demandez \u00e9galement aux participants de se logger 5 minutes avant le d\u00e9marrage officiel de la r\u00e9union, afin que chacun puisse v\u00e9rifier sa connexion et la qualit\u00e9 audio et vid\u00e9o. Inciter aussi les personnes \u00e0 s\u2019isoler, afin d\u2019\u00e9viter les distractions ou les bruits de fond, comme dans une \u00ab\u00a0vraie\u00a0\u00bb r\u00e9union.<\/li>\r\n \t
- Entrainez<\/strong>-vous<\/strong> plusieurs jours \u00e0 l\u2019avance sur l\u2019outil choisi afin d\u2019en ma\u00eetriser les fonctionnalit\u00e9s techniques et de pouvoir r\u00e9soudre d\u2019\u00e9ventuels probl\u00e8mes le jour J.<\/li>\r\n \t
- Encore plus que pour une r\u00e9union en mode pr\u00e9sentiel, d\u00e9finissez<\/strong> un ordre du jour pr\u00e9cis, limitez le nombre de sujets \u00e0 3 ou 4 et communiquez-les aux participants, afin de leur donner un rep\u00e8re sur le d\u00e9roulement des \u00e9changes, les recadrages \u00e9tant g\u00e9n\u00e9ralement moins faciles en conf\u00e9rence \u00e0 distance.<\/li>\r\n \t
- Enfin, si la r\u00e9union s\u2019annonce longue, pr\u00e9voyez de la segmenter<\/strong> par tranches de 10\/15 minutes afin de conserver l\u2019attention de tous les intervenants.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
L'importance de l'\u00e9tape de lancement<\/h2>\r\n
Les premi\u00e8res minutes de la r\u00e9union \u00e0 distance doivent \u00eatre consacr\u00e9es aux r\u00e8gles de fonctionnement de base\u00a0:<\/p>\r\n\r\n
\r\n \t- Les participants qui ne parlent pas doivent mettre leur micro en \u00ab\u00a0mute<\/strong>\u00a0\u00bb afin d\u2019\u00e9viter les parasites de bruit pendant que les autres s\u2019expriment.<\/li>\r\n \t
- Si la r\u00e9union est en mode audio uniquement, \u00e0 chaque prise de parole, la personne concern\u00e9e devra se nommer<\/strong> afin d\u2019\u00eatre bien identifi\u00e9e par tout le monde.<\/li>\r\n \t
- Demandez \u00e0 tous de parler<\/strong> \u00e0 proximit\u00e9 d\u2019un micro, ceci afin d\u2019\u00eatre bien audible. Faites un tour de table test pour vous en assurer.<\/li>\r\n \t
- Ralentissez<\/strong> toute personne qui aurait un d\u00e9bit de parole trop rapide, afin qu\u2019il puisse \u00eatre correctement compris malgr\u00e9 le filtre d\u2019un logiciel ou d\u2019un ordinateur.<\/li>\r\n \t
- Rappelez<\/strong> que seule une personne pourra parler \u00e0 la fois. Certaines plateformes ont une fonctionnalit\u00e9 qui permet m\u00eame aux participants de faire \u00ab\u00a0comme s\u2019ils levaient\u00a0\u00bb la main pour demander la parole.<\/li>\r\n \t
- Enfin, si plusieurs intervenants sont physiquement dans une m\u00eame salle, demandez-leur d\u2019\u00e9viter<\/strong> les apart\u00e9s<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
R\u00e8gles de l'animation \u00e0 distance<\/h2>\r\n
Pendant la r\u00e9union\u00a0:<\/p>\r\n\r\n
\r\n \t- \u00c9vitez<\/strong> de faire des retours en arri\u00e8re pour les participants qui se connectent en retard. Souvent les syst\u00e8mes qui informent de la connexion d\u2019une personne cr\u00e9ent une interruption suffisamment perturbante pour ne pas rajouter une autre source de distraction.<\/li>\r\n \t
- Identifiez<\/strong> distinctement les transitions d\u2019un point \u00e0 un autre de l\u2019ordre du jour. Etre \u00e0 distance n\u00e9cessite encore plus de rigueur et de clart\u00e9 dans le d\u00e9roul\u00e9 de la r\u00e9union. Faites \u00e9galement des connexions entre les interventions des uns et des autres et faites des points r\u00e9guliers pour valider que tout le monde suit. Cette technique est d\u2019ailleurs tr\u00e8s valorisante pour les participants.<\/li>\r\n \t
- R\u00e9sumez<\/strong> les propos des personnes si leur intervention a \u00e9t\u00e9 longue.<\/li>\r\n \t
- Distribuez<\/strong> la parole en indiquant le nom de la personne \u00e0 qui vous la donnez.<\/li>\r\n \t
- Les signes de communication non verbale n\u2019\u00e9tant pas visibles \u00e0 distance, inqui\u00e9tez-vous r\u00e9guli\u00e8rement des ressentis<\/strong> des uns et des autres par rapports aux propositions ou id\u00e9es formul\u00e9es.<\/li>\r\n \t
- Faites des pauses<\/strong> r\u00e9guli\u00e8res dans le d\u00e9roulement pour faire r\u00e9agir l\u2019ensemble des personnes.<\/li>\r\n \t
- Enfin, comme pour n\u2019importe quelle r\u00e9union, mais avec un enjeu suppl\u00e9mentaire de clart\u00e9, il convient de formaliser<\/strong> un compte-rendu qui permettra de s\u2019assurer de la bonne transmission des informations.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n
A quelles difficult\u00e9s risquez-vous de faire face en mode visio \/ t\u00e9l\u00e9 conf\u00e9rence\u00a0?<\/h2>\r\n\r\n \t- Les conversations sont moins fluides, plus fragment\u00e9es et donc plus difficiles \u00e0 suivre.<\/li>\r\n \t
- La compr\u00e9hension du message est moins ais\u00e9e du fait que les \u00e9l\u00e9ments de communication non verbale (position du corps, ton de la voix, expression du visage...) sont absents ou tout du moins d\u00e9form\u00e9s par la technologie.<\/li>\r\n \t
- Il est difficile pour l'animateur de r\u00e9partir la parole et d'obtenir la contribution de tous.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/div>\r\n \r\n\r\n
Quels b\u00e9n\u00e9fices \u00e0 bien pr\u00e9parer sa r\u00e9union \u00e0 distance ?<\/h2>\r\n\r\n \t- Si l'outil choisi est parfaitement\u00a0ma\u00eetris\u00e9, vous limiterez son impact sur les \u00e9changes entre participants.<\/li>\r\n \t
- Un ordre du jour clair et bien suivi rendra la r\u00e9union plus efficace en termes de communication et de r\u00e9sultats.<\/li>\r\n \t
- Faire particuli\u00e8rement attention aux ressentis des participants compensera leur non pr\u00e9sence physique et permettra de ne pas perdre la dimension humaine de la r\u00e9union.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/div>\r\n
![\"D\u00e9couvrez](\"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/01\/cta-animer-re\u0301union.png\")
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L’importance de l’\u00e9tape de lancement<\/h2>\n
Les premi\u00e8res minutes de la r\u00e9union \u00e0 distance doivent \u00eatre consacr\u00e9es aux r\u00e8gles de fonctionnement de base\u00a0:<\/p>\n
- \n
- Les participants qui ne parlent pas doivent mettre leur micro en \u00ab\u00a0mute<\/strong>\u00a0\u00bb afin d\u2019\u00e9viter les parasites de bruit pendant que les autres s\u2019expriment.<\/li>\n
- Si la r\u00e9union est en mode audio uniquement, \u00e0 chaque prise de parole, la personne concern\u00e9e devra se nommer<\/strong> afin d\u2019\u00eatre bien identifi\u00e9e par tout le monde.<\/li>\n
- Demandez \u00e0 tous de parler<\/strong> \u00e0 proximit\u00e9 d\u2019un micro, ceci afin d\u2019\u00eatre bien audible. Faites un tour de table test pour vous en assurer.<\/li>\n
- Ralentissez<\/strong> toute personne qui aurait un d\u00e9bit de parole trop rapide, afin qu\u2019il puisse \u00eatre correctement compris malgr\u00e9 le filtre d\u2019un logiciel ou d\u2019un ordinateur.<\/li>\n
- Rappelez<\/strong> que seule une personne pourra parler \u00e0 la fois. Certaines plateformes ont une fonctionnalit\u00e9 qui permet m\u00eame aux participants de faire \u00ab\u00a0comme s\u2019ils levaient\u00a0\u00bb la main pour demander la parole.<\/li>\n
- Enfin, si plusieurs intervenants sont physiquement dans une m\u00eame salle, demandez-leur d\u2019\u00e9viter<\/strong> les apart\u00e9s<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n
R\u00e8gles de l’animation \u00e0 distance<\/h2>\n
Pendant la r\u00e9union\u00a0:<\/p>\n
- \n
- \u00c9vitez<\/strong> de faire des retours en arri\u00e8re pour les participants qui se connectent en retard. Souvent les syst\u00e8mes qui informent de la connexion d\u2019une personne cr\u00e9ent une interruption suffisamment perturbante pour ne pas rajouter une autre source de distraction.<\/li>\n
- Identifiez<\/strong> distinctement les transitions d\u2019un point \u00e0 un autre de l\u2019ordre du jour. Etre \u00e0 distance n\u00e9cessite encore plus de rigueur et de clart\u00e9 dans le d\u00e9roul\u00e9 de la r\u00e9union. Faites \u00e9galement des connexions entre les interventions des uns et des autres et faites des points r\u00e9guliers pour valider que tout le monde suit. Cette technique est d\u2019ailleurs tr\u00e8s valorisante pour les participants.<\/li>\n
- R\u00e9sumez<\/strong> les propos des personnes si leur intervention a \u00e9t\u00e9 longue.<\/li>\n
- Distribuez<\/strong> la parole en indiquant le nom de la personne \u00e0 qui vous la donnez.<\/li>\n
- Les signes de communication non verbale n\u2019\u00e9tant pas visibles \u00e0 distance, inqui\u00e9tez-vous r\u00e9guli\u00e8rement des ressentis<\/strong> des uns et des autres par rapports aux propositions ou id\u00e9es formul\u00e9es.<\/li>\n
- Faites des pauses<\/strong> r\u00e9guli\u00e8res dans le d\u00e9roulement pour faire r\u00e9agir l\u2019ensemble des personnes.<\/li>\n
- Enfin, comme pour n\u2019importe quelle r\u00e9union, mais avec un enjeu suppl\u00e9mentaire de clart\u00e9, il convient de formaliser<\/strong> un compte-rendu qui permettra de s\u2019assurer de la bonne transmission des informations.<\/li>\n<\/ul>\n
\nA quelles difficult\u00e9s risquez-vous de faire face en mode visio \/ t\u00e9l\u00e9 conf\u00e9rence\u00a0?<\/h2>\n
- \n
- Les conversations sont moins fluides, plus fragment\u00e9es et donc plus difficiles \u00e0 suivre.<\/li>\n
- La compr\u00e9hension du message est moins ais\u00e9e du fait que les \u00e9l\u00e9ments de communication non verbale (position du corps, ton de la voix, expression du visage…) sont absents ou tout du moins d\u00e9form\u00e9s par la technologie.<\/li>\n
- Il est difficile pour l’animateur de r\u00e9partir la parole et d’obtenir la contribution de tous.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n
<\/p>\n
\nQuels b\u00e9n\u00e9fices \u00e0 bien pr\u00e9parer sa r\u00e9union \u00e0 distance ?<\/h2>\n
- \n
- Si l’outil choisi est parfaitement\u00a0ma\u00eetris\u00e9, vous limiterez son impact sur les \u00e9changes entre participants.<\/li>\n
- Un ordre du jour clair et bien suivi rendra la r\u00e9union plus efficace en termes de communication et de r\u00e9sultats.<\/li>\n
- Faire particuli\u00e8rement attention aux ressentis des participants compensera leur non pr\u00e9sence physique et permettra de ne pas perdre la dimension humaine de la r\u00e9union.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n
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Pour aller plus loin :<\/p>\n
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Les outils de t\u00e9l\u00e9conf\u00e9rence, de visioconf\u00e9rence et de t\u00e9l\u00e9 pr\u00e9sence font partie int\u00e9grante des nouveaux usages en mati\u00e8re de communication. Des possibilit\u00e9s techniques multiples permettant des cadres de rencontres virtuels, pouvant r\u00e9unir des personnes physiquement tr\u00e8s \u00e9loign\u00e9es et faire dispara\u00eetre<\/strong> les contraintes<\/strong> de distance g\u00e9ographique, ont offert au monde du travail de nouvelles r\u00e8gles de fonctionnement<\/strong>. Les b\u00e9n\u00e9fices ne sont plus \u00e0 d\u00e9montrer mais il s\u2019agit de suivre une m\u00e9thodologie et avoir quelques points de vigilance en t\u00eate, afin d\u2019optimiser au maximum une r\u00e9union \u00e0 distance ou comprenant des participants non pr\u00e9sents physiquement.<\/p>\r\n\r\n
Le choix de la plate-forme<\/h2>\r\n
De nombreuses solutions techniques permettent d\u2019organiser des conf\u00e9rences \u00e0 distance. Parmi les plus utilis\u00e9es, citons Skype pour une utilisation simplifi\u00e9e et peu d\u2019intervenants, ou des logiciels plus sp\u00e9cialis\u00e9s comme GoToMeeting, WebEx, Omnovia, Anymeeting, ou GoToWebinar, comme son nom l\u2019indique pour un webinar. Depuis quelques ann\u00e9es, des outils de t\u00e9l\u00e9 pr\u00e9sence permettent \u00e9galement des interactions \u00e0 distances via des robots mobiles pilot\u00e9s par la personne qui l\u2019utilise.<\/p>\r\n\r\n
Bien pr\u00e9parer votre conf\u00e9rence<\/h2>\r\n
- \r\n \t
- La premi\u00e8re r\u00e8gle consiste \u00e0 limiter<\/strong> le nombre de participants \u00e0 8\/10 personnes maximum.<\/li>\r\n \t
- Il convient ensuite de particuli\u00e8rement bien soigner sa convocation<\/strong>\u00a0en envoyant \u00e0 l\u2019avance les modalit\u00e9s de connexion \u00e0 la plate-forme\u00a0: url, login, mot de passe, \u2026 Demandez \u00e9galement aux participants de se logger 5 minutes avant le d\u00e9marrage officiel de la r\u00e9union, afin que chacun puisse v\u00e9rifier sa connexion et la qualit\u00e9 audio et vid\u00e9o. Inciter aussi les personnes \u00e0 s\u2019isoler, afin d\u2019\u00e9viter les distractions ou les bruits de fond, comme dans une \u00ab\u00a0vraie\u00a0\u00bb r\u00e9union.<\/li>\r\n \t
- Entrainez<\/strong>-vous<\/strong> plusieurs jours \u00e0 l\u2019avance sur l\u2019outil choisi afin d\u2019en ma\u00eetriser les fonctionnalit\u00e9s techniques et de pouvoir r\u00e9soudre d\u2019\u00e9ventuels probl\u00e8mes le jour J.<\/li>\r\n \t
- Encore plus que pour une r\u00e9union en mode pr\u00e9sentiel, d\u00e9finissez<\/strong> un ordre du jour pr\u00e9cis, limitez le nombre de sujets \u00e0 3 ou 4 et communiquez-les aux participants, afin de leur donner un rep\u00e8re sur le d\u00e9roulement des \u00e9changes, les recadrages \u00e9tant g\u00e9n\u00e9ralement moins faciles en conf\u00e9rence \u00e0 distance.<\/li>\r\n \t
- Enfin, si la r\u00e9union s\u2019annonce longue, pr\u00e9voyez de la segmenter<\/strong> par tranches de 10\/15 minutes afin de conserver l\u2019attention de tous les intervenants.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
L'importance de l'\u00e9tape de lancement<\/h2>\r\n
Les premi\u00e8res minutes de la r\u00e9union \u00e0 distance doivent \u00eatre consacr\u00e9es aux r\u00e8gles de fonctionnement de base\u00a0:<\/p>\r\n\r\n
- \r\n \t
- Les participants qui ne parlent pas doivent mettre leur micro en \u00ab\u00a0mute<\/strong>\u00a0\u00bb afin d\u2019\u00e9viter les parasites de bruit pendant que les autres s\u2019expriment.<\/li>\r\n \t
- Si la r\u00e9union est en mode audio uniquement, \u00e0 chaque prise de parole, la personne concern\u00e9e devra se nommer<\/strong> afin d\u2019\u00eatre bien identifi\u00e9e par tout le monde.<\/li>\r\n \t
- Demandez \u00e0 tous de parler<\/strong> \u00e0 proximit\u00e9 d\u2019un micro, ceci afin d\u2019\u00eatre bien audible. Faites un tour de table test pour vous en assurer.<\/li>\r\n \t
- Ralentissez<\/strong> toute personne qui aurait un d\u00e9bit de parole trop rapide, afin qu\u2019il puisse \u00eatre correctement compris malgr\u00e9 le filtre d\u2019un logiciel ou d\u2019un ordinateur.<\/li>\r\n \t
- Rappelez<\/strong> que seule une personne pourra parler \u00e0 la fois. Certaines plateformes ont une fonctionnalit\u00e9 qui permet m\u00eame aux participants de faire \u00ab\u00a0comme s\u2019ils levaient\u00a0\u00bb la main pour demander la parole.<\/li>\r\n \t
- Enfin, si plusieurs intervenants sont physiquement dans une m\u00eame salle, demandez-leur d\u2019\u00e9viter<\/strong> les apart\u00e9s<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
R\u00e8gles de l'animation \u00e0 distance<\/h2>\r\n
Pendant la r\u00e9union\u00a0:<\/p>\r\n\r\n
- \r\n \t
- \u00c9vitez<\/strong> de faire des retours en arri\u00e8re pour les participants qui se connectent en retard. Souvent les syst\u00e8mes qui informent de la connexion d\u2019une personne cr\u00e9ent une interruption suffisamment perturbante pour ne pas rajouter une autre source de distraction.<\/li>\r\n \t
- Identifiez<\/strong> distinctement les transitions d\u2019un point \u00e0 un autre de l\u2019ordre du jour. Etre \u00e0 distance n\u00e9cessite encore plus de rigueur et de clart\u00e9 dans le d\u00e9roul\u00e9 de la r\u00e9union. Faites \u00e9galement des connexions entre les interventions des uns et des autres et faites des points r\u00e9guliers pour valider que tout le monde suit. Cette technique est d\u2019ailleurs tr\u00e8s valorisante pour les participants.<\/li>\r\n \t
- R\u00e9sumez<\/strong> les propos des personnes si leur intervention a \u00e9t\u00e9 longue.<\/li>\r\n \t
- Distribuez<\/strong> la parole en indiquant le nom de la personne \u00e0 qui vous la donnez.<\/li>\r\n \t
- Les signes de communication non verbale n\u2019\u00e9tant pas visibles \u00e0 distance, inqui\u00e9tez-vous r\u00e9guli\u00e8rement des ressentis<\/strong> des uns et des autres par rapports aux propositions ou id\u00e9es formul\u00e9es.<\/li>\r\n \t
- Faites des pauses<\/strong> r\u00e9guli\u00e8res dans le d\u00e9roulement pour faire r\u00e9agir l\u2019ensemble des personnes.<\/li>\r\n \t
- Enfin, comme pour n\u2019importe quelle r\u00e9union, mais avec un enjeu suppl\u00e9mentaire de clart\u00e9, il convient de formaliser<\/strong> un compte-rendu qui permettra de s\u2019assurer de la bonne transmission des informations.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
\r\nA quelles difficult\u00e9s risquez-vous de faire face en mode visio \/ t\u00e9l\u00e9 conf\u00e9rence\u00a0?<\/h2>\r\n
- \r\n \t
- Les conversations sont moins fluides, plus fragment\u00e9es et donc plus difficiles \u00e0 suivre.<\/li>\r\n \t
- La compr\u00e9hension du message est moins ais\u00e9e du fait que les \u00e9l\u00e9ments de communication non verbale (position du corps, ton de la voix, expression du visage...) sont absents ou tout du moins d\u00e9form\u00e9s par la technologie.<\/li>\r\n \t
- Il est difficile pour l'animateur de r\u00e9partir la parole et d'obtenir la contribution de tous.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/div>\r\n \r\n\r\n
Quels b\u00e9n\u00e9fices \u00e0 bien pr\u00e9parer sa r\u00e9union \u00e0 distance ?<\/h2>\r\n
- \r\n \t
- Si l'outil choisi est parfaitement\u00a0ma\u00eetris\u00e9, vous limiterez son impact sur les \u00e9changes entre participants.<\/li>\r\n \t
- Un ordre du jour clair et bien suivi rendra la r\u00e9union plus efficace en termes de communication et de r\u00e9sultats.<\/li>\r\n \t
- Faire particuli\u00e8rement attention aux ressentis des participants compensera leur non pr\u00e9sence physique et permettra de ne pas perdre la dimension humaine de la r\u00e9union.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n<\/div>\r\n<\/a>","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[4,6],"tags":[],"class_list":["post-1324","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-communication-orale","category-dossier-thema","et-has-post-format-content","et_post_format-et-post-format-standard"],"views":1980,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1324","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1324"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1324\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4030,"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1324\/revisions\/4030"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4027"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1324"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1324"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.capitecorpus.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1324"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
- Identifiez<\/strong> distinctement les transitions d\u2019un point \u00e0 un autre de l\u2019ordre du jour. Etre \u00e0 distance n\u00e9cessite encore plus de rigueur et de clart\u00e9 dans le d\u00e9roul\u00e9 de la r\u00e9union. Faites \u00e9galement des connexions entre les interventions des uns et des autres et faites des points r\u00e9guliers pour valider que tout le monde suit. Cette technique est d\u2019ailleurs tr\u00e8s valorisante pour les participants.<\/li>\r\n \t
- Si la r\u00e9union est en mode audio uniquement, \u00e0 chaque prise de parole, la personne concern\u00e9e devra se nommer<\/strong> afin d\u2019\u00eatre bien identifi\u00e9e par tout le monde.<\/li>\r\n \t
- Il convient ensuite de particuli\u00e8rement bien soigner sa convocation<\/strong>\u00a0en envoyant \u00e0 l\u2019avance les modalit\u00e9s de connexion \u00e0 la plate-forme\u00a0: url, login, mot de passe, \u2026 Demandez \u00e9galement aux participants de se logger 5 minutes avant le d\u00e9marrage officiel de la r\u00e9union, afin que chacun puisse v\u00e9rifier sa connexion et la qualit\u00e9 audio et vid\u00e9o. Inciter aussi les personnes \u00e0 s\u2019isoler, afin d\u2019\u00e9viter les distractions ou les bruits de fond, comme dans une \u00ab\u00a0vraie\u00a0\u00bb r\u00e9union.<\/li>\r\n \t
- La premi\u00e8re r\u00e8gle consiste \u00e0 limiter<\/strong> le nombre de participants \u00e0 8\/10 personnes maximum.<\/li>\r\n \t
- Identifiez<\/strong> distinctement les transitions d\u2019un point \u00e0 un autre de l\u2019ordre du jour. Etre \u00e0 distance n\u00e9cessite encore plus de rigueur et de clart\u00e9 dans le d\u00e9roul\u00e9 de la r\u00e9union. Faites \u00e9galement des connexions entre les interventions des uns et des autres et faites des points r\u00e9guliers pour valider que tout le monde suit. Cette technique est d\u2019ailleurs tr\u00e8s valorisante pour les participants.<\/li>\n
- Si la r\u00e9union est en mode audio uniquement, \u00e0 chaque prise de parole, la personne concern\u00e9e devra se nommer<\/strong> afin d\u2019\u00eatre bien identifi\u00e9e par tout le monde.<\/li>\n